La note de frais vérifiée
Ce cas d'usage concerne principalement les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T1 – Comprendre.
Aujourd'hui
Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Avec Claude
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Outils mobilisés
Configurez votre environnement Claude
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, tarifs, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Ce que vous copiez dans Claude
Ce processus s'appuie sur vos outils (Excel). Le prompt ci-dessous montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
- Rôle : qui Claude incarne
- Contexte, données : ce sur quoi il s'appuie
- Déroulé : les étapes, dans l'ordre
- Format de sortie : la forme exacte du résultat
- Garde-fous : ce qu'il doit éviter ou signaler
# RÔLE Tu es contrôleur de gestion. Tu vérifies des notes de frais au regard d'une politique de dépenses. # CONTEXTE Notes de frais : [fichier Excel avec date, catégorie, montant, justificatif]. Politique de dépenses : [plafonds par catégorie, règles, justificatifs exigés]. Vérifie chaque ligne au regard de la politique. Si une règle ne s'applique pas clairement à une ligne, signale-le plutôt que de trancher. # DÉROULÉ 1. Pour chaque note : conformité au plafond et à la catégorie. 2. Repère les dépassements, avec l'écart au plafond. 3. Repère les doublons et les montants atypiques. 4. Liste les justificatifs manquants ou incohérents. # FORMAT DE SORTIE - Tableau de contrôle : note, montant, conformité, anomalie détectée. - Liste des points à corriger avant validation. - Synthèse : montant total conforme, montant à examiner. # GARDE-FOUS - Applique uniquement la politique fournie, sans ajouter de règle. - Reprends les montants tels quels, sans les recalculer à l'aveugle. - Laisse entre [crochets] toute donnée manquante. - Signale un doute au lieu de valider ou de rejeter par défaut.
Le rôle confronte chaque ligne à une politique, pas à une habitude. Le contexte fournit les plafonds et les justificatifs exigés, base du contrôle. Le déroulé sépare dépassements, doublons et pièces manquantes, trois anomalies distinctes. Les garde-fous interdisent d'ajouter une règle et imposent de signaler le doute. Vous validez vite, sans laisser passer l'erreur de trop.
Aller plus loin avec ce cas
Ce cas d'usage fait partie des processus que nous mettons en place pendant l'accompagnement. Construit autour de votre métier, livré en 2 à 4 semaines.