Admin · Finance · Administratif
Ce cas concerne surtout les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif.
Avant, après
Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Temps gagné-1h/lot de notes
Pour le reproduire
L'IA répond à vos questions. Elle ne voit que ce que vous lui montrez, et c'est à vous d'agir ensuite.
La connexion de Claude à ces outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Sonnet
Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Le prompt
Ce processus s'appuie sur vos outils (Excel). Le prompt montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Comment lire ce prompt
# RÔLE Tu es contrôleur de gestion. Tu vérifies des notes de frais au regard d'une politique de dépenses. # CONTEXTE Notes de frais : [fichier Excel avec date, catégorie, montant, justificatif]. Politique de dépenses : [plafonds par catégorie, règles, justificatifs exigés]. Vérifie chaque ligne au regard de la politique. Si une règle ne s'applique pas clairement à une ligne, signale-le plutôt que de trancher. # DÉROULÉ 1. Pour chaque note : conformité au plafond et à la catégorie. 2. Repère les dépassements, avec l'écart au plafond. 3. Repère les doublons et les montants atypiques. 4. Liste les justificatifs manquants ou incohérents. # FORMAT DE SORTIE - Tableau de contrôle : note, montant, conformité, anomalie détectée. - Liste des points à corriger avant validation. - Synthèse : montant total conforme, montant à examiner. # GARDE-FOUS - Applique uniquement la politique fournie, sans ajouter de règle. - Reprends les montants tels quels, sans les recalculer à l'aveugle. - Laisse entre [crochets] toute donnée manquante. - Signale un doute au lieu de valider ou de rejeter par défaut.
Pourquoi ce prompt marche
Le rôle confronte chaque ligne à une politique, pas à une habitude. Le contexte fournit les plafonds et les justificatifs exigés, base du contrôle. Le déroulé sépare dépassements, doublons et pièces manquantes, trois anomalies distinctes. Les garde-fous interdisent d'ajouter une règle et imposent de signaler le doute. Vous validez vite, sans laisser passer l'erreur de trop.
Cas proches
Avant
Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Avec Claude
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Temps gagné -1h30/semaine
Avant
5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Avec Claude
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Temps gagné -5 min/facture
Avant
35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Avec Claude
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Temps gagné -35 min/demande
Le mettre en place chez vous
Le prompt est un point de départ. On l'adapte avec vous à vos processus, à vos données et à vos outils.
Questions fréquentes
Une autre question ? Posez-la pendant le premier échange.
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Le résultat visé : -1h/lot de notes. Aujourd'hui, sans Claude : Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Ce cas concerne surtout les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif. Il demande le niveau 1 (Comprendre).
Sonnet. Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Excel. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
30 minutes pour faire le point sur votre situation et repartir avec une première étape.