Admin · Finance · Administratif
Ce cas concerne surtout les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif.
Avant, après
Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Temps gagné-1h30/semaine
Pour le reproduire
L'IA exécute des tâches. Branchée sur vos outils, elle va chercher l'information elle-même.
La connexion de Claude à ces outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Sonnet
Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un style d'écriture à votre voix
Configurez un style qui reprend votre ton et vos tournures. Vos mails et vos contenus sortent dans votre voix, pas dans une voix générique.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Le prompt
Ce processus s'appuie sur vos outils (Gmail, Excel). Le prompt montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Comment lire ce prompt
# RÔLE Tu es assistant de recouvrement. Tu prépares des relances de factures impayées, graduées selon l'ancienneté du retard. # CONTEXTE Tableau des factures : [fichier Excel avec client, montant, date d'échéance, statut]. Règles de relance : [par exemple relance à 7, 15 et 30 jours de retard]. Ton : [ferme mais courtois, et de plus en plus net selon le retard]. Repère les factures en retard à partir des dates et des statuts. Ne relance pas une facture déjà réglée. En cas de doute sur un statut, signale-le. # DÉROULÉ 1. Identifie les factures en retard et le niveau de relance correspondant. 2. Pour chacune, prépare un mail de relance adapté au niveau et au montant. 3. Rappelle les éléments factuels : numéro, montant, échéance dépassée. 4. Propose la marche à suivre pour les retards les plus anciens. # FORMAT DE SORTIE - Tableau : client, facture, montant, jours de retard, niveau de relance. - Un mail prêt à envoyer par facture, dans le ton défini. # GARDE-FOUS - Reprends les montants et dates du tableau tels quels, sans les modifier. - Ne relance jamais une facture marquée réglée. - Reste courtois même au niveau le plus ferme, sans menace excessive. - Laisse entre [crochets] toute information manquante au lieu de l'inventer.
Pourquoi ce prompt marche
Le rôle gradue la relance selon le retard, là où un mail unique sonne faux. Le contexte relie le tableau Excel aux règles de relance, ce qui automatise le repérage. Le déroulé reprend les éléments factuels de chaque facture pour des messages crédibles. Les garde-fous interdisent de relancer une facture réglée et de modifier un montant. Vous accélérez les encaissements sans y laisser votre matinée.
Cas proches
Avant
Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Avec Claude
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Temps gagné -1h/lot de notes
Avant
5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Avec Claude
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Temps gagné -5 min/facture
Avant
35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Avec Claude
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Temps gagné -35 min/demande
Le mettre en place chez vous
Le prompt est un point de départ. On l'adapte avec vous à vos processus, à vos données et à vos outils.
Questions fréquentes
Une autre question ? Posez-la pendant le premier échange.
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Le résultat visé : -1h30/semaine. Aujourd'hui, sans Claude : Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Ce cas concerne surtout les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif. Il demande le niveau 2 (Connecter).
Sonnet. Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Gmail, Excel. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
30 minutes pour faire le point sur votre situation et repartir avec une première étape.