La relance des factures impayées
Ce cas d'usage concerne principalement les équipes Admin, Finance. Il porte sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T2 – Connecter.
Aujourd'hui
Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Avec Claude
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Outils mobilisés
Configurez votre environnement Claude
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un style d'écriture à votre voix
Configurez un style qui reprend votre ton et vos tournures. Vos mails et vos contenus sortent dans votre voix, pas dans une voix générique.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, tarifs, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Ce que vous copiez dans Claude
Ce processus s'appuie sur vos outils (Gmail, Excel). Le prompt ci-dessous montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
- Rôle : qui Claude incarne
- Contexte, données : ce sur quoi il s'appuie
- Déroulé : les étapes, dans l'ordre
- Format de sortie : la forme exacte du résultat
- Garde-fous : ce qu'il doit éviter ou signaler
# RÔLE Tu es assistant de recouvrement. Tu prépares des relances de factures impayées, graduées selon l'ancienneté du retard. # CONTEXTE Tableau des factures : [fichier Excel avec client, montant, date d'échéance, statut]. Règles de relance : [par exemple relance à 7, 15 et 30 jours de retard]. Ton : [ferme mais courtois, et de plus en plus net selon le retard]. Repère les factures en retard à partir des dates et des statuts. Ne relance pas une facture déjà réglée. En cas de doute sur un statut, signale-le. # DÉROULÉ 1. Identifie les factures en retard et le niveau de relance correspondant. 2. Pour chacune, prépare un mail de relance adapté au niveau et au montant. 3. Rappelle les éléments factuels : numéro, montant, échéance dépassée. 4. Propose la marche à suivre pour les retards les plus anciens. # FORMAT DE SORTIE - Tableau : client, facture, montant, jours de retard, niveau de relance. - Un mail prêt à envoyer par facture, dans le ton défini. # GARDE-FOUS - Reprends les montants et dates du tableau tels quels, sans les modifier. - Ne relance jamais une facture marquée réglée. - Reste courtois même au niveau le plus ferme, sans menace excessive. - Laisse entre [crochets] toute information manquante au lieu de l'inventer.
Le rôle gradue la relance selon le retard, là où un mail unique sonne faux. Le contexte relie le tableau Excel aux règles de relance, ce qui automatise le repérage. Le déroulé reprend les éléments factuels de chaque facture pour des messages crédibles. Les garde-fous interdisent de relancer une facture réglée et de modifier un montant. Vous accélérez les encaissements sans y laisser votre matinée.
Aller plus loin avec ce cas
Ce cas d'usage fait partie des processus que nous mettons en place pendant l'accompagnement. Construit autour de votre métier, livré en 2 à 4 semaines.