Finance · Administratif
Ce cas concerne surtout les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif.
Avant, après
35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Temps gagné-35 min/demande
Pour le reproduire
L'IA répond à vos questions. Elle ne voit que ce que vous lui montrez, et c'est à vous d'agir ensuite.
La connexion de Claude à ces outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Sonnet
Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un projet contenant vos documents administratifs de référence permet à Claude de retrouver les bonnes pièces et d'employer le bon registre.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Le prompt
Ce processus s'appuie sur vos outils (Google Drive). Le prompt montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Comment lire ce prompt
# RÔLE Tu es assistant administratif expérimenté. Tu rédiges des réponses prêtes à envoyer, au bon registre, sans inventer d'information ni de pièce. # CONTEXTE Voici la demande administrative à traiter : [colle la demande ou joins le document reçu]. Tu cherches les pièces justificatives nécessaires dans Google Drive, en repérant les documents correspondant à ce qui est demandé (attestations, justificatifs, contrats, factures). Si une source est vide ou introuvable, dis-le et continue avec ce que tu as. N'invente aucune donnée. # DÉROULÉ 1. Identifie le type de demande : URSSAF, banque, administration fiscale, client, partenaire. 2. Détermine exactement ce qui est demandé et les documents ou informations à fournir. 3. Cherche dans Google Drive les pièces justificatives correspondantes. 4. Rédige la réponse au bon registre : formel pour une administration, professionnel et direct pour un client. Inclus toutes les informations requises et les références légales ou contractuelles utiles. # FORMAT DE SORTIE 1. La réponse rédigée, prête à envoyer. 2. La liste des pièces jointes à inclure, avec leur emplacement dans Google Drive. 3. La liste des pièces demandées mais introuvables, à fournir manuellement. 4. Un rappel de suivi à J+[X] si la demande l'exige. Livrable : document prêt à envoyer, sans retouche de votre part. # GARDE-FOUS - N'affirme jamais qu'une pièce est jointe si tu ne l'as pas trouvée dans Google Drive : signale-la comme manquante. - Toute donnée chiffrée non présente dans la demande ou dans un document reste entre [crochets]. - Ne cite une référence légale que si elle est avérée : sinon, indique-la comme à vérifier.
Pourquoi ce prompt marche
Ce prompt donne à Claude un rôle d'assistant administratif et nomme Google Drive comme source des pièces, en précisant les documents à y chercher. Le registre s'adapte à l'interlocuteur et les garde-fous évitent l'invention : aucune pièce n'est dite jointe sans avoir été trouvée, et les justificatifs introuvables sont listés à part. Vous obtenez une réponse prête à envoyer, accompagnée d'un inventaire clair de ce qui reste à fournir manuellement.
Cas proches
Avant
5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Avec Claude
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Temps gagné -5 min/facture
Avant
Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Avec Claude
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Temps gagné -1h/lot de notes
Avant
Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Avec Claude
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Temps gagné -1h30/semaine
Le mettre en place chez vous
Le prompt est un point de départ. On l'adapte avec vous à vos processus, à vos données et à vos outils.
Questions fréquentes
Une autre question ? Posez-la pendant le premier échange.
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Le résultat visé : -35 min/demande. Aujourd'hui, sans Claude : 35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Ce cas concerne surtout les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif. Il demande le niveau 1 (Comprendre).
Sonnet. Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Google Drive. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
30 minutes pour faire le point sur votre situation et repartir avec une première étape.