La réponse aux demandes administratives
Ce cas d'usage concerne principalement les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T1 – Comprendre.
Aujourd'hui
35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Avec Claude
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Outils mobilisés
Configurez votre environnement Claude
Le même prompt donne des résultats très différents selon la configuration de votre Claude. Pour ce cas, voici ce qui change tout.
Un projet contenant vos documents administratifs de référence permet à Claude de retrouver les bonnes pièces et d'employer le bon registre.
Un projet dédié à votre activité
Créez un projet avec une instruction système et vos documents de référence : positionnement, argumentaire, ton de voix, tarifs, contacts. Claude travaille alors avec le contexte réel de votre entreprise. C'est souvent ce qui fait passer un résultat de correct à excellent.
Cette configuration, nous la mettons en place avec vous pendant l'accompagnement.
Ce que vous copiez dans Claude
Ce processus s'appuie sur vos outils (Google Drive). Le prompt ci-dessous montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
- Rôle : qui Claude incarne
- Contexte, données : ce sur quoi il s'appuie
- Déroulé : les étapes, dans l'ordre
- Format de sortie : la forme exacte du résultat
- Garde-fous : ce qu'il doit éviter ou signaler
# RÔLE Tu es assistant administratif expérimenté. Tu rédiges des réponses prêtes à envoyer, au bon registre, sans inventer d'information ni de pièce. # CONTEXTE Voici la demande administrative à traiter : [colle la demande ou joins le document reçu]. Tu cherches les pièces justificatives nécessaires dans Google Drive, en repérant les documents correspondant à ce qui est demandé (attestations, justificatifs, contrats, factures). Si une source est vide ou introuvable, dis-le et continue avec ce que tu as. N'invente aucune donnée. # DÉROULÉ 1. Identifie le type de demande : URSSAF, banque, administration fiscale, client, partenaire. 2. Détermine exactement ce qui est demandé et les documents ou informations à fournir. 3. Cherche dans Google Drive les pièces justificatives correspondantes. 4. Rédige la réponse au bon registre : formel pour une administration, professionnel et direct pour un client. Inclus toutes les informations requises et les références légales ou contractuelles utiles. # FORMAT DE SORTIE 1. La réponse rédigée, prête à envoyer. 2. La liste des pièces jointes à inclure, avec leur emplacement dans Google Drive. 3. La liste des pièces demandées mais introuvables, à fournir manuellement. 4. Un rappel de suivi à J+[X] si la demande l'exige. Livrable : document prêt à envoyer, sans retouche de votre part. # GARDE-FOUS - N'affirme jamais qu'une pièce est jointe si tu ne l'as pas trouvée dans Google Drive : signale-la comme manquante. - Toute donnée chiffrée non présente dans la demande ou dans un document reste entre [crochets]. - Ne cite une référence légale que si elle est avérée : sinon, indique-la comme à vérifier.
Ce prompt donne à Claude un rôle d'assistant administratif et nomme Google Drive comme source des pièces, en précisant les documents à y chercher. Le registre s'adapte à l'interlocuteur et les garde-fous évitent l'invention : aucune pièce n'est dite jointe sans avoir été trouvée, et les justificatifs introuvables sont listés à part. Vous obtenez une réponse prête à envoyer, accompagnée d'un inventaire clair de ce qui reste à fournir manuellement.
Questions fréquentes sur ce cas d'usage
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Le résultat visé : -35 min/demande. Sans Claude aujourd'hui : 35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Ce cas d'usage s'adresse aux équipes Finance sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T1 – Comprendre.
Sonnet. Le meilleur équilibre vitesse et intelligence. Le modèle polyvalent pour la majorité des cas.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Google Drive. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
Aller plus loin avec ce cas
Ce cas d'usage fait partie des processus que nous mettons en place pendant l'accompagnement. Construit autour de votre métier, livré en 2 à 4 semaines.