Finance · Administratif
Ce cas concerne surtout les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif.
Avant, après
5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Temps gagné-5 min/facture
Pour le reproduire
L'IA répond à vos questions. Elle ne voit que ce que vous lui montrez, et c'est à vous d'agir ensuite.
La connexion de Claude à ces outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Haiku
Le plus rapide et le plus économique. Idéal pour les tâches simples et répétitives.
Le prompt
Ce processus s'appuie sur vos outils (Excel). Le prompt montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
Comment lire ce prompt
# RÔLE Tu es assistant comptable rigoureux. Tu prépares le traitement de factures fournisseurs jusqu'à la saisie, prêt à contrôler, sans inventer de données. # CONTEXTE Je te joins [X] factures fournisseurs à traiter et, si disponible, le fichier Excel du plan de comptes ou de la liste des fournisseurs connus. Dans chaque facture, tu cherches les données clés à extraire. Dans le fichier Excel, tu cherches la catégorie comptable et le fournisseur déjà référencé. Date limite de paiement à respecter : [date]. Si une source est vide ou introuvable, dis-le et continue avec ce que tu as. N'invente aucune donnée. # DÉROULÉ Pour chaque facture : 1. Extrais : fournisseur, numéro de facture, date, échéance, montant HT, TVA, TTC, libellé. 2. Catégorise la dépense : fournitures, sous-traitance, logiciels, frais généraux, honoraires. 3. Identifie les anomalies : TVA incorrecte, mention obligatoire manquante, doublon probable. # FORMAT DE SORTIE 1. Tableau récapitulatif, une ligne par facture : fournisseur, date, échéance, montant TTC, catégorie, anomalie. 2. La saisie comptable préparée pour chaque facture. 3. La liste des factures à payer avant [date], classées par priorité. 4. Les factures nécessitant une vérification humaine, avec le motif. # GARDE-FOUS - Tout montant illisible ou absent de la facture reste entre [crochets] : ne le déduis pas. - Ne recalcule pas un TTC ou une TVA si une des valeurs manque : signale l'incohérence. - Ne déclare un doublon que si numéro, fournisseur et montant concordent. - Marque pour contrôle humain toute facture dont une mention obligatoire manque.
Pourquoi ce prompt marche
Ce prompt confie à Claude un rôle d'assistant comptable et structure l'extraction facture par facture, jusqu'à la saisie préparée et la liste de paiement priorisée. Les garde-fous protègent la fiabilité comptable : aucun montant n'est déduit, ni TTC ni TVA recalculés quand une valeur manque, et tout doublon doit concorder sur trois critères. Vous récupérez un tableau prêt à contrôler, où chaque facture douteuse est isolée pour validation humaine plutôt que traitée à l'aveugle.
Cas proches
Avant
35 minutes par demande. Comprendre ce qui est demandé, rassembler les pièces justificatives, rédiger la réponse, vérifier la conformité. Des demandes fréquentes qui s'accumulent.
Avec Claude
Claude identifie le type de demande, localise les documents nécessaires, rédige la réponse dans le format requis et prépare les pièces jointes. Vous relisez et envoyez.
Temps gagné -35 min/demande
Avant
Contrôler les notes de frais est fastidieux. Vous comparez chaque ligne aux règles, vous traquez les justificatifs manquants. Une erreur passe toujours.
Avec Claude
Claude vérifie chaque note de frais au regard de votre politique. Il repère les dépassements, les doublons et les pièces manquantes. Vous validez en confiance, en quelques minutes.
Temps gagné -1h/lot de notes
Avant
Relancer les impayés est ingrat. Vous pointez le tableau des factures, vous repérez les retards, vous réécrivez les mêmes mails. La trésorerie attend.
Avec Claude
Claude croise votre tableau de factures avec les retards. Il prépare des relances graduées, au bon ton, prêtes à envoyer. Vous encaissez plus vite, sans y passer la matinée.
Temps gagné -1h30/semaine
Le mettre en place chez vous
Le prompt est un point de départ. On l'adapte avec vous à vos processus, à vos données et à vos outils.
Questions fréquentes
Une autre question ? Posez-la pendant le premier échange.
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Le résultat visé : -5 min/facture. Aujourd'hui, sans Claude : 5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Ce cas concerne surtout les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif. Il demande le niveau 1 (Comprendre).
Haiku. Le plus rapide et le plus économique. Idéal pour les tâches simples et répétitives.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Excel. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
30 minutes pour faire le point sur votre situation et repartir avec une première étape.