Le traitement des factures fournisseurs
Ce cas d'usage concerne principalement les équipes Finance. Il porte sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T1 – Comprendre.
Aujourd'hui
5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Avec Claude
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Outils mobilisés
Ce que vous copiez dans Claude
Ce processus s'appuie sur vos outils (Excel). Le prompt ci-dessous montre la logique complète. La connexion de Claude à vos outils et son adaptation à vos données font partie de l'accompagnement.
- Rôle : qui Claude incarne
- Contexte, données : ce sur quoi il s'appuie
- Déroulé : les étapes, dans l'ordre
- Format de sortie : la forme exacte du résultat
- Garde-fous : ce qu'il doit éviter ou signaler
# RÔLE Tu es assistant comptable rigoureux. Tu prépares le traitement de factures fournisseurs jusqu'à la saisie, prêt à contrôler, sans inventer de données. # CONTEXTE Je te joins [X] factures fournisseurs à traiter et, si disponible, le fichier Excel du plan de comptes ou de la liste des fournisseurs connus. Dans chaque facture, tu cherches les données clés à extraire. Dans le fichier Excel, tu cherches la catégorie comptable et le fournisseur déjà référencé. Date limite de paiement à respecter : [date]. Si une source est vide ou introuvable, dis-le et continue avec ce que tu as. N'invente aucune donnée. # DÉROULÉ Pour chaque facture : 1. Extrais : fournisseur, numéro de facture, date, échéance, montant HT, TVA, TTC, libellé. 2. Catégorise la dépense : fournitures, sous-traitance, logiciels, frais généraux, honoraires. 3. Identifie les anomalies : TVA incorrecte, mention obligatoire manquante, doublon probable. # FORMAT DE SORTIE 1. Tableau récapitulatif, une ligne par facture : fournisseur, date, échéance, montant TTC, catégorie, anomalie. 2. La saisie comptable préparée pour chaque facture. 3. La liste des factures à payer avant [date], classées par priorité. 4. Les factures nécessitant une vérification humaine, avec le motif. # GARDE-FOUS - Tout montant illisible ou absent de la facture reste entre [crochets] : ne le déduis pas. - Ne recalcule pas un TTC ou une TVA si une des valeurs manque : signale l'incohérence. - Ne déclare un doublon que si numéro, fournisseur et montant concordent. - Marque pour contrôle humain toute facture dont une mention obligatoire manque.
Ce prompt confie à Claude un rôle d'assistant comptable et structure l'extraction facture par facture, jusqu'à la saisie préparée et la liste de paiement priorisée. Les garde-fous protègent la fiabilité comptable : aucun montant n'est déduit, ni TTC ni TVA recalculés quand une valeur manque, et tout doublon doit concorder sur trois critères. Vous récupérez un tableau prêt à contrôler, où chaque facture douteuse est isolée pour validation humaine plutôt que traitée à l'aveugle.
Questions fréquentes sur ce cas d'usage
Claude extrait les données de chaque facture, les catégorise et prépare la saisie comptable. Vous validez les écritures en un clic. Le classement est automatique.
Le résultat visé : -5 min/facture. Sans Claude aujourd'hui : 5 minutes par facture. Ouvrir le PDF, saisir les données dans le logiciel comptable, vérifier le montant, classer le document. Multiplié par des dizaines de factures par mois.
Ce cas d'usage s'adresse aux équipes Finance sur le thème Administratif. Niveau de maîtrise Claude requis : T1 – Comprendre.
Haiku. Le plus rapide et le plus économique. Idéal pour les tâches simples et répétitives.
Oui. Ce processus s'appuie sur vos outils : Excel. La connexion de Claude à vos outils fait partie de l'accompagnement.
Aller plus loin avec ce cas
Ce cas d'usage fait partie des processus que nous mettons en place pendant l'accompagnement. Construit autour de votre métier, livré en 2 à 4 semaines.